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ビジネスマナービジネスマナー

電話の対応や電子メールの送り方、ビジネス文書の書き方等をご案内いたします。

電話対応のポイント

社会人にとって、電話対応は最も基本的なビジネスマナーです。 互いの顔が見えないため、声の明るさや口調、言葉遣いが重要になります。 聞き取りにくい声、ぶっきらぼうな受け答えは、会社のイメージを下げてしまうことになりかねません。明るく、相手が聞き取りやすい口調を心がけましょう。
  • 1. 電話対応心構え
  • 電話対応は明るく親切な心遣いが大切です。
  • 相手の都合・立場・気持ちになって対応しましょう。
  • 相手の目的を正確につかみ、簡潔にまとめるようにしましょう。
  • 2. 電話を受けるときのルール
  • ベルが鳴ったらすぐに出ましょう。電話に出たら、会社名と貴方の名前を名乗るようにしましょう。
  • 電話に出るのと同時にメモをとる準備をしましょう。
  • 復唱して相手の名前、要件、電話番号をしっかりと確認、また相槌をしっかりとするようにしましょう。
  • 3. 電話をかける時のルール
  • 相手の部署名、フルネームをしっかりと確認しておきましょう。
  • 自分の会社名と名前をはっきりと伝えましょう。
  • 相手が不在の時は、どのような要件なのか、折り返し電話がほしいのか、再度電話をかけ直すのか、 明確に伝えましょう。

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電子メールの送り方

電子メールは、今や欠かすことのできないビジネスツールとなっております。国内外を問わず、電話のように相手の時間を拘束しないなど、便利さと手軽さが特徴です。

  • 1. 読んでもらえるメールを送ろう
  • タイトルは具体的なタイトルをつけるようにしましょう。
    何の用件なのか一目見てわかる様に、具体的な表示にしましょう。
    相手にわかりやすいという気遣いが大切です。
  • 送信者名は漢字、ひらがなでわかりやすく
    受信箱に並ぶ送信者名(メールアカウント名)で、まず判断されることが多いと思います。
    メールアドレスだけや英文字の名前よりも、漢字やひらがなの方が目立つ上、判別しやすいメリットもございます。
  • ポイントは箇条書きに・・・。
    メールには長文は不向きです。メールのポイントを箇条書きにするのも見易くなります。
  • 2. あて先(TO),CC,BCCの使い分け
  • あて先(TO)
    宛先に複数のアドレスを入れると、同じメールを一度に送ることができます。
    このとき、宛先に入力したアドレスはすべての受信メールに表示されます。
  • CC
    宛先のアドレスのほかに、CCに別のアドレスを入れて送信すると、両方に同じメールが届きます。
    宛先・CCに入力したアドレスはすべての受信メールに表示されます。
  • BCC
    宛先・CCのほかに、BCCに別のアドレスを入れて送信しますと、それぞれに同じメールが届きます。
    BCCに入力したアドレスは、受信者には表示されません。
注意点

メッセージの容量を把握しておく(データが大きすぎると送信できない場合がございます。)

第三者に見られてはいけない内容をむやみにメールで送るのはやめましょう。

ウィルス対策を心がけましょう。

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ビジネス文書の書き方

ビジネス文書とは、仕事上で作成される文書のことです。判りやすく読みやすいのがビジネス文書の基本となっています。一定のルールや基本形式があり、後はその応用です。

  • 1. ビジネス文書とは
  • 社内文書
    通知書、通達書、稟議書、企画書、報告書、申請書など
  • 社外文書
    (1) 商取引文書/注文書・見積書・通知書・督促状・契約書など
    (2) 社交文書/挨拶状・招待状・礼状・見舞状など
  • ポイントは箇条書きに・・・。
    メールには長文は不向きです。メールのポイントを箇条書きにするのも見易くなります。
  • 2. 作成のルール
  • 結論優先が原則
    最初に結論を述べ、次に経緯や根拠、最後に意見・提言の順にまとめるようにしましょう。
  • 簡潔な文章にする
    センテンスや段落は短く切りましょう。
    用件が複雑な場合は箇条書き等を利用し、見易いようにしましょう。
  • 事実は正確に
    実際の数字を挙げます。図表を活用します。
  • 書いたら読み返す
    誤解を招くような言葉、業界にしか通用しないような専門用語は使わないようにします。

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履歴書・経歴書の書き方

  • 履歴書の書き方
  • 履歴書は手書きが基本
    パソコンソフトやインターネットで履歴書のフォーマットがあり、必要事項を入力すればそのままプリントアウトできます。
    しかし、企業への応募については「直筆」が基本です。字が上手であることにこしたことはないが、たとえうまくなくても丁寧に書くことが大切です。
  • 筆記用具は万年筆かボールペンで
    筆記用具は万年筆かボールペンが基本です。インクはブラックかブルーブラックを使いましょう。
    文字の太さは細すぎず太すぎず、中の太さが望ましいといわれています。
  • 修正液はつかわない
    間違えたらその履歴書は諦め、始めから書き直しましょう。
    ついつい修正液を使いたくなりますが、履歴書の世界(採用の世界)では修正液の使用は厳禁です。
    これも就職の試練として取り組みましょう。
  • 職務経歴書の書き方
  • 職務経歴書でアピール
    私はこのような仕事ができます。このような能力があります。このような実績があります。
    ということを自己PRとしてまとめます。
  • 職務経歴書作成のポイント
    ・用紙サイズはA4(長くても2、3枚程度)基本は一枚で収まるように要点をまとめましょう。
    ・右上に記入年月日、その下に署名・押印するのが基本です。名前の後ろに(○○歳)というように
    ・書き方は自由なのでキャリアが長い人は経験や能力を強調し、キャリアが短い人は自己PRを中心にまとめます。
  • 採用担当のチェックポイント
    ・経験・実績
    ・スキルレベル
    ・即戦力として使えるか
    ・会社が求めている人材か
    ・自社にたいする熱意